Todo sobre Cobranza Judicial y Extrajudicial en Chile

1.1. Los títulos ejecutivos

La ley de cobranza no ha definido qué es un título ejecutivo. Sin embargo, la doctrina lo define como aquel documento que contiene un derecho incuestionable suficiente para exigir el cumplimiento forzado de las obligaciones que el documento contiene.

La ventaja del título ejecutivo es que la ley permite el pago de la deuda a través de un juicio especial. Este juicio es breve y se le da rápidamente al acreedor el poder de pedir el embargo de bienes junto al posterior remate de los mismos. Esto con el objetivo de que se pague la deuda.

De acuerdo a las deudas que no están contenidas en títulos ejecutivos, deben tramitarse en un juicio ordinario de cobro de pesos para ser cobradas judicialmente.

En el juicio ordinario, lo primero que se discutirá será la legitimidad del título a cobrar, los montos contenidos en él, las condiciones acordadas, etc. En comparación a un título ejecutivo, el trámite muchas veces resulta más complicado.

2. Tipos de documentación de deudas

2.1. Diferencias: factura, boleta de honorarios y nota de cobro

Si bien la factura como la boleta de honorarios y la nota de cobro documentan un pago por un servicio prestado o un bien entregado, es importante tener en cuenta que tienen objetivos diferentes:

• Factura: es el medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes. Por medio de la factura se pueden hacer los cobros ejecutivos de servicios prestados o mercadería entregada a nuestro cliente. Lo importante es señalar que su cuarta copia tiene mérito ejecutivo. La cuarta copia es la forma más conocida que tiene este documento. Sin embargo, ahora se conoce como "cedible", desde que estamos todos en el sistema electrónico de facturación para el servicio de impuestos internos.
• Boleta de honorarios: sirve de respaldo para servicios prestados por profesionales a otros contribuyentes. Es decir, da cuenta de los servicios prestados, el costo de estos, y el impuesto que se debe pagar por ellos. No tiene mérito ejecutivo, aunque tiene un procedimiento propio para su cobro.
• Nota de cobro: es una especie de factura pero que no es emitida por el servicio de impuestos internos. No documenta los impuestos que se deben pagar por los servicios prestados o la mercadería entregada, sino que únicamente documenta estas operaciones. No presenta ninguna ventaja para su cobro, puesto que no existe un procedimiento especial al efecto.

2.2. Contrato ante notario y contrato sin notariar

Un contrato ante notario es un contrato cuyas firmas se encuentran autorizadas ante notario. De acuerdo a esto último, es importante no confundirlos con los contratos celebrados por medio de escritura pública.

La principal diferencia entre ambos contratos es el valor probatorio que tienen. Así por ejemplo, un contrato con firmas autorizadas ante notario tiene mayor valor probatorio que uno que no tiene firmas autorizadas. Esto se debe a que se presumirán verdaderos los términos contenidos en el contrato al contar con las firmas autorizadas por un ministro de fe.

2.3. Pagaré, reconocimiento de deuda y cheque

La mejor forma de respaldar una deuda es el pagaré. Esto dado por su calidad de título ejecutivo y porque en él puedes poner cláusulas que faciliten el cobro. Por ejemplo, la liberación de la obligación de protesto, o la cláusula de aceleración, entre otras.

Por el contrario, el reconocimiento de deuda no es una buena forma de documentar una obligación. Es un documento privado donde nuestro deudor reconocerá que tiene una obligación pendiente con nosotros. Si bien es útil, hay que considerar que sólo podremos cobrarlo a través de un juicio ordinario de cobro de pesos. Con la excepción de que lo documentemos por escritura pública con la ayuda de un abogado de cobranza.

Por último, el cheque siempre será una buena forma de documentar una obligación, porque luego de notificar su protesto, será un título ejecutivo perfecto. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, de los títulos ejecutivos existentes, es uno de los menos usados. Lo anterior porque su cobro es mucho más engorroso en comparación al pagaré, sobretodo por el protesto.

2.4. Orden de compra y contrato de prestación de servicios o venta

Una orden de compra o pedido de compra es un documento financiero que acredita una negociación entre un proveedor (empresa) y un cliente. Así por ejemplo, el cliente le ordena a su proveedor comprar ciertos y determinados insumos, facilitando los fondos para dicha compra. Al momento de efectuarse la compra, la orden se transformará en una factura, con todas las ventajas que tiene.

Los contratos de prestación de servicios o de ventas, no tienen una mayor facilidad para obtener el pago de las obligaciones contenidas en ellos, a no ser que se suscriban por escritura pública.

2.5. El valor de la escritura pública

La escritura pública, como mencioné anteriormente, es una de las mejores maneras de documentar obligaciones de todo tipo. Esto se debe a sus características:

1. En primer lugar, constituye un título ejecutivo, es decir, servirá de base para iniciar un juicio ejecutivo con todas las ventajas que esto supone.
2. Tiene un importante valor probatorio en juicio al contar con la firma de un ministro de fe. En otras palabras, las escrituras suponen plena prueba respecto a la fecha de su otorgamiento, respecto al hecho de haberse suscrito por las partes que en ella figuran y al hecho de haber sido otorgada ante ministro de fe.

2.6. Entrega con factura versus entrega con guía de despacho

La guía de despacho es un documento que se usa en el traslado de mercaderías y que sirve como respaldo a la entrega de productos a clientes. Las guías están directamente relacionadas a las facturas. Es decir, a través de ellas se puede acreditar que se hizo entrega de las mercaderías. Lógicamente, luego de la firma de la guía, se emite la factura correspondiente a la entrega.

Ahora bien, la otra opción puede ser entregar directamente con factura. Sin embargo, esto tiene un inconveniente. En este caso, no contamos con un respaldo que garantice la entrega de los bienes que nos han comprado. Tanto el proveedor como el cliente quedarán con la incertidumbre en caso de una eventualidad.

3. ¿Qué hacer cuando no nos pagan?

3.1. Consideraciones antes de cobrar

Antes de cobrar cualquier crédito que tengas a tu favor, lo primero que debes considerar es bajo qué título está documentado.

Otro elemento que debes tener en cuenta es que existen dos etapas de cobranza: la cobranza judicial y la cobranza extrajudicial. Cada una de las anteriores tiene su particularidad, tanto en su efectividad como en los costos que implica.

Por ejemplo, ¿Sabes cuántas idas de receptor judicial necesita tu cobranza? ¿Cuánto cobra un abogado por asesorarte en uno y otro tipo de proceso? ¿Dónde habría que ir a notificar la demanda? o ¿Es una importante empresa para tu negocio a la que le querrás hacer un juicio? y así.

Hay distintas variables que debes tener en consideración al momento de proceder con el cobro de las acreencias a tu favor, unas más relevantes que otras.

En lo personal, te recomiendo hablar con un abogado o empresa con experiencia en la materia para que puedas tener un diagnóstico seguro sobre la posición en la que te encuentras. Lo importante es que evalúes con un profesional el mecanismo de cobranza a utilizar, o bien, si corresponde asumir la pérdida.

3.2. La cobranza pre o extra judicial

Antes de acudir a tribunales con el objetivo de que nos paguen, podemos utilizar un aviso de cobranza. La cobranza prejudicial son todas las acciones que tienen por objetivo cobrar una deuda, pero que son previas o alternativas a un juicio.

De acuerdo a lo anterior, existe una serie de herramientas que nos ayudará a tratar de obtener el pago y con gastos menores a los de iniciar un juicio. Entre estos métodos podemos enumerar los siguientes:

• Bloqueo de cuentas bancarias.
• Cómo protestar una factura en Dicom
• Carta de Cobranza extrajudicial.
• Cobranza administrativa.
• Negociaciones de todo tipo.
• Llamadas y correos electrónicos de servicios de cobranza.
• Cobranza online.
• Etcétera.

Todos estos métodos presionan al deudor para que pague o para que acceda a entablar algún tipo de negociación con el acreedor y así pactar un nuevo método de pago.

Los beneficios de una cobranza extrajudicial son los siguientes:

• El costo es mucho más económico que iniciar un juicio, ya sea por los honorarios legales como por los gastos de receptores y embargos.
• En cuanto al tiempo, si están dadas las condiciones, puedes obtener el pago más rápido en comparación con el juicio.
• Es menos agresivo que una demanda. En otras palabras, puedes construir procesos de cobranza en términos más amables que iniciando una demanda directamente.
• Con la ayuda de un profesional ahorrarás tiempo al no tener que iniciar un proceso de escritos judiciales. Al igual que en el punto anterior, esto evitará tensar la relación.
• A diferencia de un juicio, el pago no está limitado sólo al demandado. Es decir, pueden venir de otras fuentes y en términos renovados que permita mantener una relación comercial. Por ejemplo, puedes conseguir cobrar una factura extrajudicialmente en cuotas. Esto permitirá que la empresa no quiebre a causa de ejecutar la deuda en una cuota a través de un juicio y te permitirá sostener una relación comercial en el futuro (obviamente con más garantías que la primera vez).

Los beneficios de la cobranza extrajudicial son varios y es muy importante que te asesores bien para obtener los resultados que esperas.

Toda clase de carta para solicitar el pago no supone que se haya iniciado un juicio contra el deudor. Es decir, la carta de recordatorio de pago, el modelo de carta de cobranza, las llamadas de cobranza, o correos electrónicos de cobranza prejudicial no son muestras, en ningún caso, de demanda o de juicio. Por el contrario, aquellos que aluden a supuestas acciones judiciales, están expresamente prohibidos por la Ley de Derechos del Consumidor.

3.3. La cobranza judicial

En el caso de la cobranza judicial no existe un único procedimiento de cobranza. El procedimiento dependerá del título en que se encuentra respaldada la deuda que queremos cobrar. Es decir, puede seguirse por medio de un juicio ejecutivo, sumario u ordinario.

Si el cobro se inicia a través de un juicio, es importante tener en cuenta que la cobranza judicial contempla los gastos propios de un juicio. Es decir, contratación de abogados de cobranza judicial, notificación del receptor judicial, prueba testimonial, documentos, etc.

Recuerda que para iniciar una cobranza judicial, deberás contar con la representación de un abogado. De acuerdo a esto, la cobranza judicial comienza con la redacción del escrito de demanda (ejecutiva, sumaria, de pesos, etcétera).

A continuación verás los juicios más comunes presentes en el mundo de la cobranza. Recuerda que si necesitas ayuda con alguna cobranza en particular que no he descrito aquí, siempre me puedes escribir en cualquiera de los puntos de contacto de la página.

3.4. Cobranza judicial de factura, pagaré y cheques

Recuerda que las facturas, pagarés y cheques son títulos ejecutivos y su procedimiento en general es el mismo.

Para iniciar un cobro a través de un juicio, debes contar con el documento original que quedará en custodia del tribunal. Mediante el patrocinio de tu abogado, se deberá notificar el protesto del cheque o pagaré y, en el caso de la factura, notificar el cobro ejecutivo de ella.

En el caso de que tengas un pagaré firmado ante notario, puedes prescindir del patrocinio de un profesional y pedir en notaría que haga este trabajo. Una vez notificado lo anterior, podrás redactar e iniciar la demanda en un juicio ejecutivo. Cuando ésta sea notificada al demandado, te darán la facultad para embargar bienes de su propiedad.

El demandado tendrá un plazo que parte desde los 4 días para ejercer sus defensas y podrá basarse únicamente según lo expuesto en el artículo 464 del Código de Procedimiento Civil. Si sus defensas son desechadas, o si no interpone defensa alguna, se seguirá adelante con la ejecución, el embargo y el remate de los bienes del deudor.

3.5. Cobro judicial de un contrato

En el caso de que el contrato se encuentre hecho por escritura pública, se aplicarán la mismas reglas que a los pagarés, facturas y cheques. De lo contrario, deberemos presentarlo a cobro por medio de un juicio ordinario.

El juicio ordinario tiene una duración muy extensa y permite debatir cuestiones estructurales del propio contrato. En otras palabras, dificulta la posibilidad de obtener un cobro rápido.

Hay que considerar que una vez dictada la sentencia por el cobro de contrato, deberá presentarse a cobro siguiendo las reglas del juicio ejecutivo.

En cualquier caso, te recomiendo usar el contrato para fines de acuerdo entre partes, pero no como una herramienta que aporte al concepto de “cobranza preventiva” que revisamos antes.

5. Recomendaciones para respaldar deudas

5.1. Títulos recomendados

Pese a todos los consejos, nunca está demás repetir que lo mejor es documentar las deudas en algún título ejecutivo que facilite el cobro. Por ejemplo, en factura o pagaré.

Por el contrario, nunca es recomendable documentar deudas en contratos otorgados por escritura privada. Lograr su cobro siempre será un proceso largo, lleno de dificultades y por ende, mucho más caro.

5.2. Documentar y acreditar firma

Una recomendación general para la firma de documentos privados será que siempre nos convendrá tener las firmas autorizadas ante notario.

Esto no significa que hay que ir literalmente y firmar el contrato ante notario. Si lo prefieres, el contrato lo puedes firmar en una hoja simple, para luego llevarlo ante el notario. A éste le puede bastar con tener una fotocopia de carnet de quienes suscriben, para así dar por autorizadas las firmas que ahí constan.

Firmar tus documentos ante notario te puede ahorrar algunas etapas de un proceso de cobranza, sobre todo aquellos ligados a demostrar el acuerdo y la existencia de la firma.

5.3. Archivo de documentos

Es muy importante tener todos los documentos que acreditan un crédito a tu favor debidamente guardados. Si se llegase a cobro judicial, se te pedirá entregar el documento en original o en copia autorizada, si se trata de una escritura pública.

Como mencioné anteriormente, no es nada extraño recibir trabajos de cobranza judicial donde nuestro cliente señala haber extraviado los documentos y/o tener solo una fotocopia.

El orden de tus documentos es básico para lograr un sistema de cobro eficiente.

5.4. La prescripción

Otro factor que debes tener en cuenta siempre es la prescripción de las obligaciones o acciones que de ellas emanan. La prescripción es la extinción del derecho que tenemos para cobrar nuestras acreencias, por el simple paso del tiempo. De acuerdo a esto, el tiempo de la prescripción variará dependiendo del tipo de deuda y documento.

Así por ejemplo, los pagarés, los cheques y las letras de cambios, prescribirán en un año contado desde la fecha de su vencimiento.

Las acciones que emanan de una escritura pública, prescribirán en tres años. En el caso de los contratos que no son celebrados por escritura pública, este plazo se extiende hasta 5 años.

Hoy existen muchas herramientas digitales para controlar el tiempo, y cualquiera servirá siempre que te recuerde y permita controlar que no se te pase el tiempo de prescripción. Lo más estratégico para ti, será siempre mantener vigente tu derecho a cobrar renovando los documentos que acreditan lo que te deben.