Siempre está la posibilidad de que el deudor no reconozca su deuda, por muchos papeles que acrediten lo contrario o todas las facilidades que le entregues para que pague a tiempo. Si estos documentos no cuentan con la firma del notario, es más difícil usarlos como prueba de que existe un pago pendiente.
En el siguiente artículo te explicaré como preparar con anticipación el proceso de cobranza y cómo documentar todo el proceso de cobro y pago para evitar malos entendidos registrando todas las veces que solicitas el pago de tu deuda.
Si tienes una deuda sin comprobante y no sabes qué hacer, escríbenos aquí y un abogado de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo a la brevedad.
Quizás te interese también: Cómo ir a juicio cuando el deudor no reconoce la deuda o la firma y Guía completa sobre cobranza judicial y extrajudicial.
¿Cómo documentar y acreditar la firma?
Si dentro del plazo de tres días desde que es citado a confesar, el deudor alega que la rúbrica es falsa, como acreedor debes probar la autenticidad de la firma ante un juez. Si la resolución es a tu favor, puedes presentar un juicio de cobro de deuda o juicio ejecutivo, que obligará al deudor a pagar. No te quedes sólo con el documento donde aparece la firma y la cuenta por pagar de tu deudor.
Para acreditar la firma, formaliza la firma del documento mediante un sistema digital de calendario (agenda electrónica), saca fotos del momento y asegúrate de que haya una retroalimentación posterior en la que la persona confirme que firmó, y que fue de mutuo acuerdo y libre de presiones.
¿Cómo notarizar y guardar copia de todo?
Para notarizar y guardar copia de todo te recomiendo:
- Reunir todos las facturas, contratos, cheques, letras o pagarés vigentes que no estén firmados ante notario, y notarízalos. Y asegúrate de guardar una copia digital además de la que quedará en la notaría.
- Guardar copias físicas de facturas, instrumentos privados de reconocimiento de deuda o correspondencia firmada, es decir, todos los documentos en los cuales quede registrado el cobro pendiente.
Recuerda que para iniciar un juicio ejecutivo, deberás presentar la copia del cuadriplicado del cobro efectivo. Es la única copia a la cual la ley otorga valor de título ejecutivo. Las otras copias del cobro sirven para juicios ordinarios.
Revisar la caducidad de la deuda
Las acciones judiciales para cobrar una deuda tienen un plazo determinado por ley; hasta 3 años para las acciones ejecutivas y hasta 5 para las ordinarias. Por ejemplo:
- Las acciones ejecutivas de pago de deuda que surgen de un cheque, letra y pagaré solo tienen vigencia de 1 año.
- Las facturas prescriben en 5 años.
En tanto, algunos documentos pierden eficacia o valor porque caducan antes de ser cobrados. Tal es el caso de los cheques, que vencen dentro de 60 o 90 días, dependiendo del giro. Mientras, las letras o pagarés vencen únicamente cuando son A la Vista y no se presentan a cobro dentro de 1 año desde que fueron aceptados o suscritos.
¿Cómo sacar provecho de la factura electrónica?
En el caso de una deuda comercial, para que una boleta o factura pueda ser cobrada mediante juicio, debe cumplir con los siguientes atributos:
- Que no haya sido reclamada.
- Que su pago sea exigible y que la acción de cobro no esté prescrita.
- Que detalle el recibo de mercaderías entregadas o el recibo de servicios prestados, indicando el recinto o la prestación del servicio que corresponde.
Para ahorrar confusiones o malos entendidos, saca provecho de la validez legal y confianza de la información que entrega la boleta de honorarios electrónica y la factura electrónica.
Ambos documentos de compraventa son válidos ante el Servicio de Impuestos Internos (SII). En el caso de la factura digital, reemplaza a las facturas tradicionales de papel, así como las notas de crédito, notas de débito y guías de despacho.
No obstante, si continúas teniendo problemas de cobranza, escríbenos aquí y un abogado de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo a la brevedad.
