¿Cómo evitar las deudas impagas de mi Pyme?

Hay ciertos imponderables que como Pyme no puedes controlar, como una crisis económica, baja de precios en el mercado, o bien el quiebre de un cliente. Sin embargo, cuando se trata de las deudas que contrae tu empresa, la gestión de éstas queda en tus manos.

En el siguiente artículo te explicaré cómo evitar acumular muchas deudas impagas para que no se transformen en una mora que termine comiéndose las finanzas de tu negocio.

Si tu Pyme alcanzó un punto en que las deudas superan la capacidad de pago, o un cliente se negó a pagar, escríbenos aquí y un abogado de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo a la brevedad.

¿Cuáles son los errores más frecuentes que cometen las Pymes al gestionar sus deudas?

De acuerdo al sitio web Emprendedores.cl, entre los errores que cometen las Pyme en la gestión de sus deudas está la falta de control de créditos y cobranzas, el desconocimiento del estado financiero de la empresa y las fallas en el control presupuestario.

¿Cuáles son las causas más comunes de endeudamiento de las Pymes ?

Las causas más comunes de endeudamiento de las Pymes se dan principalmente porque:

1. Sus clientes no pagan o demoran en pagar, el proveedores exigen pago inmediato, las deudas superan los activos, gastan más de lo que ganan, operan a crédito solamente, sólo funcionan con cuotas o a plazo, descuidan el flujo de caja o desconocen la liquidez diaria del negocio.
2. En muchas ocasiones, clientes que demoran en pagar o simplemente no pagan ponen en problemas el balance de la Pyme, por el desfase en el plazo y los gastos propios del negocio que necesitan de ese capital para operar.
3. Hoy en día, la práctica común es que las ventas se paguen entre 30 y 150 días después de emitir la factura. Entre tanto, la Pyme igualmente debe cubrir sus costos de forma mensual, como sueldos, IVA, contribuciones e imposiciones.
4. Otras veces el problema de endeudamiento es responsabilidad de la Pyme misma, cuando tiene problemas para pagar a proveedores o cumplir con sus gastos administrativos.

Este cúmulo de problemas aumenta el número de deudas impagas hasta convertirlas en mora, luego de un número de días corridos desde la fecha de vencimiento. En el caso de un crédito bancario, este tiempo es de 89 días, pero varía en una relación comercial según lo que diga el contrato del producto o servicio prestado. Muchas veces, mediante un control eficaz de la estructura de gastos y costos y un flujo de caja eficiente, la Pyme puede evitar el sobreendeudamiento o, mejor aún, verse obligada a acogerse a la Ley de Insolvencia y Reemprendimiento, o bien declararse en quiebra.

¿Qué soluciones existen al respecto?

Son varias las soluciones contables y administrativas, para contrarrestar las deudas impagas antes de que se transformen en mora, y finalmente en una deuda inmanejable.

1. Facturación rápida y flexible. Implementa mecanismos y técnicas de cobranza que te permitan producir y monitorear facturas por cobrar a clientes y rutas de pago de forma fácil y expedita.
2. Trabaja con condiciones de pago flexibles, como anticipos, crédito y cuotas, e incentivos para el pago adelantado. Idealmente, la Pyme pactará de forma anticipada días y lugares de pago, así como las posibles modificaciones. Por ejemplo, realizar un cobro de 60% al contado y 40% a plazo de 30 días.
3. Incluye cláusulas de pago en el contrato. Hay que estipular bien todos los formatos de pago del bien o servicio, indicando claramente en el contrato el tipo de unidad monetaria aceptada, las formas de pago (cuotas, con anticipo, por porcentaje de avance, fechas determinadas, etc.), y desglosar el detalle de los montos y el período de pago (diarios, semanales, quincenales, mensuales, anuales). Y recuerda que tu contrato de bienes o servicios se rige bajo la Ley del Consumidor, ya sea si eres proveedor o cliente en la relación comercial.
4. Ten un inventario de activos actualizado. Saber exactamente qué tiene la Pyme para vender a buen precio y obtener un buen margen, te ayudará a tener una idea clara de qué bienes de valor para liquidar tiene y cuándo, en caso de que tengas necesidad de conseguir ingresos adicionales. Para ello, debe considerar la depreciación mensual de valores de bienes muebles (equipamiento y bienes raíces) y su variación en valorización mediante la Unidad de Fomento (UF). Idealmente, la Pyme tendrá claridad del valor de sus activos cada 6 meses como mínimo.
5. Elabora el presupuesto de efectivo trimestral. Planificar por trimestre ayudará a que la Pyme ordene sus finanzas de forma coherente con su entrega de resultados y contabilidad.
6. Reduce los costos fijos. Evalúa los gastos innecesarios para tu Pyme, como sub-contrataciones o asesorías. En paralelo, optimiza tus costos operacionales y administrativos; por ejemplo, suma tu Pyme a alguna cooperativa de compra de insumos, o paga por adelantado las deudas más complejas como créditos o deudas morosas si tu negocio genera un ingreso extra (ten en cuenta la multa por pagar adelantado).

   La Pyme puede utilizar una planilla Excel o cualquier otro formato de organización contable que permita visualizar de forma simultánea cómo avanzan estos ítems de pago.

7. Compara ventas, cobros y compras en línea y en tiempo real.

8. Evalúa las oportunidades de financiamiento enfocadas en Pymes como Factoring y Leasing. Si tu Pyme necesita comprar equipamiento o solventar un gasto importante y no tiene el monto en efectivo total, y tampoco quiere endeudarse, el financiamiento mediante factoring y leasing es una alternativa viable y confiable.

9. En el leasing, la Pyme compra a plazos un activo productivo, como maquinaria mediante pagos periódicos que ésta determina con la empresa de leasing. No se trata de un crédito, sino de un “arriendo” que culmina con la compra del bien. Sus ventajas incluyen que no hay deuda financiera, le da un respiro a la caja al no haber grandes sumas de dinero que desembolsar, y la Pyme puede usar los recursos disponibles en otros proyectos o para consolidar el negocio. Este formato de financiamiento es particularmente ideal para emprendimientos que están empezando o Pymes que buscan crecer.

¿Cuáles los los ítems que debería incluir en el presupuesto efectivo trimestral?

Entre los ítems a incluir en este plan están:

1. Compra de mercadería e insumos (mensual)
2. Aumentos en efectivo y porcentuales (mensual)
3. Gastos administrativos mensuales y anuales (sueldos, arriendos, contribuciones, seguros y servicios básicos, bonos de productividad)
4. Gastos ventas mensuales y anuales (comisiones, promociones y publicidad) 

Si la Pyme tiene problemas para pagarlos, puede comenzar a solucionar este problema visualizando estos montos de forma separada, como son el caso del: el IVA, los costos de envío o despacho, los arriendos, las contribuciones, los intereses crédito y/o la multa prepago.

¿En qué consiste el Factoring?

1. Liquidez y rapidez. Hay dinero en efectivo inmediato (24 horas).
2. No es deuda. La Pyme vende un activo financiero reconocido y legal, como es la factura. Tampoco aparece como deuda en el sistema financiero.
3. Es fácil de obtener. En comparación con un crédito o línea de crédito con una financiera.
4. No paga impuestos de timbres y estampillas.
• Aprovecha los "perdonazos" y oportunidades del Estado. Tanto la Tesorería General de la República como el Servicio de Impuestos Internos (SII) tienen programas de condonación de los intereses y multas por impuestos impagos.

Cada institución tiene sus procedimientos y requisitos para optar a esta facilidad. Puedes consultar más aquí:

• Convenio Condonaciones Tesorería - Fundamentos y Casos
• Solicitar Condonaciones de Intereses y Multas SII.

Si tienes una deuda sin comprobante y no sabes qué hacer, escríbenos aquí y un abogado de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo a la brevedad.